Reference: Slagelse kommune

Store besparelser på kopi og print hos Slagelse Kommune

Slagelse Kommune har nu i knap fem år samarbejdet med konsulenter fra Automade om optimering og effektivisering af kommunens kopi- og printløsninger på i alt 181 institutioner. Den samlede besparelse ligger på godt 18 mio. kr., og lever dermed op til det oprindelige estimat og lidt til.
‍
Da Slagelse kommunes indkøbs- og forsikringschef Henrik K. Larsen blev kontaktet af Jarl Arfelt, havde han allerede gode erfaringer med samarbejde med Jarl fra sit tidligere job i Korsør Kommune. Derfor kunne han også straks se nogle gode muligheder i at tage en nærmere dialog.

‍Fokus på de faktiske behov

‍Slagelse Kommune og konsulenterne startede samarbejdet op, og gennemførte indledningsvis en analyse på kommunes 181 lokationer for at få overblik over maskinparken og leverandøraftaler samt et nærmere indblik i, hvordan brugernes kopi- og printadfærd var i praksis sammenholdt med den kapacitet og funktionalitet, der fandtes med det eksisterende udstyr. I den analyse er samtaler med brugerne en væsentlig del. Målet er at finde frem til, hvordan løsningen kan optimeres og effektiviseres også i forhold til brugernes adfærd – hvilket oftest betyder væsentlige besparelser, øget digitalisering og en positiv indvirkning på miljøet.

‍Markante gevinster

‍Resultatet af analysen var bl.a., at vi kunne forbedre mange af vores aftaler inden for kopi og print og herunder serviceaftaler. Samtidig kunne vi reducere antallet af printere fra 587 til 335 og antallet af multifunktionsmaskiner fra 361 til 299. Den samlede estimerede besparelse lå på omkring 17 mio. kr. over fem år, siger Henrik K. Larsen og fortsætter:

‍Stærk styring af implementering

‍Fra tidligere var det min erfaring, at skulle dette potentiale indfries, så kræver det en stram styring og opfølgning. Derfor valgte vi også at samarbejde med erfarne konsulenter på dette område, da de har stort ekspertise og erfaring med hele implementeringsdelen. Konsulenterne har således været primus motor på vores løbende opfølgningsmøder med leverandører indenfor kopi og print samt stået for kontakten til de enkelte institutioner i kommunen for at implementere den aftale løsning.

‍Realisering af besparelser

‍Hovedparten af besparelse lå de første år, og Slagelse Kommune har realiseret de estimerede 17 mio. kr. Samtidig kan vi se, at potentialet reelt er større, da vi fortsat har nogle institutioner, som ikke har implementeret den foreslåede nye løsning, siger Henrik K. Larsen. Her ligger godt en mio. kr. i besparelse. Som en sidegevinst har vi også opnået en pæn reduktion i vores strømforbrug, hvilket vi også er yderst tilfredse med.

Tilbage til Reference-oversigt